管理簿や台帳、チェックリストなど、部内や小規模のグループでデータを共有し、相互に参照や更新を行いたい要求はよくあることです。このような場合はExcelを共有モードで展開することが多いのではないでしょうか？

　Excelで台帳を管理すると、次のような問題が起こりがちです。

• 似たようなファイルがたくさんあってどれが最新か分からない

作った人がいなくなってメンテナンスできない！

誰かが掴んでいて編集できない

更新したのに他の人に上書きされてしまった

いつの間にか壊れてる！

　Excelは見栄えの良い帳票を作ったりその場限りの集計を行ったりするのは大変便利ですが、データの管理という点では適していません。データの管理はデータベースの仕事なので、共有台帳をAccessを使ってデータベース化するとExcelよりも一桁効率がよくなります。一方、Accessはスタンドアロンもしくは多くても２〜３人の利用を想定しており、デフォルト設定のままマルチユーザで使うと簡単に壊れてしまう脆弱性も抱えています。しかしながら脆弱性の部分に注意してシステム化することで部内や課内などで共有台帳を作成するには十分なマルチユーザ環境で使うことができます。特にAccessALAYAフレームワークを用いると比較的簡単にマルチユーザ環境のDBシステムを構築することができます。

　管理人が提供しているシステムでは登録ユーザ100名、同時ログイン30名、同時更新10名程度の環境で実用的に稼働しています。データ共有には十分なマルチユーザの規模でしょう。この規模でAccessをデフォルト設定のまま動かしても、半日も持たずにDBが壊れてしまうでしょうし、何とか壊れずに動いたとしてもまずまともなレスポンスは得られません。管理人のシステムではAccessALAYAを使って、数か月にわたって安定して稼働させることができています。この規模のマルチユーザ環境でAccessを安定し運用できているのは世界的に見てもそう多くはないはずです。

　データベースシステムはマルチユーザでデータを共有することで本領を発揮します。そしてAccessALAYAを使えば十分なマルチユーザ環境を安定して動かすことができます。Accessの使い勝手の良さを知る人なら「この簡易さのまま安定してマルチユーザで使えたらどんなに便利に使えるだろう」と思ったことは必ずあると思います。Excel台帳でデータがまともに管理されていなかったり、開発者がいなくなったExcelツールで改良もメンテナンスも出来なくなったりしてAccessへの移行を考えている人も多いでしょう。

　このサイトではそのような皆さんを対象に、Accessによるマルチユーザのフレームワーク「AccessALAYA」の紹介と、それを使った共有台帳の作り方をご紹介します。